为贯彻落实中央关于改进工作作风、密切联系群众的八项规定，使学校工作规范化、制度化，科学有序地安排学校各种会议（活动），提高工作效率，实现会议（活动）通知的快捷准确，便于各单位相关工作的统筹协调，理顺工作程序，结合学校实际情况，特制定本规定。

一、基本原则

（一）精简原则。采取有效措施，切实精简会议，降低开会频率，压缩会议规模，尽量减少陪会现象，节约行政资源。根据工作需要，确有必要时才召开会议，可开可不开的会议一律不开；从严审批各类纪念会、研讨会、座谈会、联欢会、茶话会和单项表彰大会。

（二）高效原则。注重会议实际效果和质量，注重解决实际问题。充分做好会前的调研和沟通协调工作，尽可能缩短会议时间，需要在会上发言的，应突出重点，切忌空话套话、泛泛而谈。

（三）节约原则。坚持节俭办会，务实办会。学校会议原则上安排在校内召开；确因特殊情况需要到校外举行的会议，承办单位须书面报请分管或联系校领导批准。在校内举行的会议，校内人员一律不发请柬、不发放误餐费、会议纪念品或其他有价证券等。

二、类型

（一）学校综合性会议

学校综合性会议是指以党委或学校名义召开的或者要求学校党政主要领导参加的或者需要各部门、各单位党政主要负责人参加的综合性会议。例如全校教职工代表大会、党员代表大会、全校干部大会、校级工作研讨会、党委中心组（扩大）会议、党建工作会议等。

（二）常规性、业务性会议

常规性会议通常指学校党委常委会、校长办公会等会议。业务性会议是指由各业务主管部门或学院负责，为协商解决具体问题，需邀请分管校领导、其他校领导或其他部门人员参加的会议活动。

（三）上级部门、上级领导、校外有关单位到校视察工作、检查指导、考察调研、工作洽谈等公务活动召开的会议。

（四）学术讲座、学术会议及学生活动等。

三、组织、报批与通知

会议（活动）实行预报告制度，并列入《成都大学每周主要工作安排表》（附件一）。各单位要提前谋划，做好会议的组织、报批与通知。

（一）   会议（活动）的组织

各部门在组织会议时，务必本着精简、高效的原则，统筹安排，保证会议开得紧凑，并达到预期的目的。

1、确定会议议题

党委常委会、校长办公会的议题收集按有关规定办理(见《成都大学党委常委会议事决策制度》《成都大学校长办公会议议事规则》)；学校综合型议题一般由校领导指定或由部门根据工作需要提请校领导审议后安排；业务性会议由各部门根据实际工作需要提请分管领导审批后按规定报会。

2、确定会议议程

学校综合性会议，议程一般由学校办公室请示相关领导后确定，由部门提请召开的综合性会议议程由负责部门拟定；业务性会议议程由承办单位拟定并报请分管校领导确定；其他公务活动会议议程由牵头部门请示相关领导后确定；其他学术活动和会议议程安排由承办单位负责拟定。

3、确定与会人员

一般情况下，各类会议参会人员（范围）由会议承办单位请示相关校领导确定。原则上，各单位应根据实际情况尽量控制参会人数，参会部门应尽量选派负责相关业务的人员出席会议；除非明确要求，一般情况下部门及学院主要党政领导不必同时出席同一业务性会议。

（二）会议（活动）的报批

1、各单位会议（活动）方案确定后，需于每周五12点之前填写《成都大学每周主要工作安排表》，并报送至学校办公室行政科，由行政科统一汇总后通过OA系统公布。

2、若会议（活动）安排有冲突，则由校办统筹协调相关部门进行调整。

3、已经报批的会议安排，任何部门或个人不得随意更改。如有特殊情况确需调整或有新的会议安排，主办单位应及时将相关信息报送校办审批，通过后由校办做统一调整和公布。

4、如各单位自行安排的临时性、内部性会议与《成都大学每周主要工作安排表》所列会议发生冲突的，原则上按照小会服从大会，局部服从整体来进行调整。

5、大型会议（活动）的申报与审批程序，按照《关于进一步加强各类大型活动（会议）管理的暂行规定》进行。

（三）会议（活动）的通知

按照“谁主办、谁负责”的原则，由会议承办单位负责做好参会人员的通知工作。会议通知应含以下要素：会议议题、参会人员、会议召开的时间、会期、地点、携带的材料等。

1、学校综合性会议，承办单位应提前拟好会议通知交由部门领导审核，确认无误后至少在会议召开前三个工作日在学校网站上公示。

2、其他会议，由学校办公室统一汇总后在OA系统公布，各部门负责人应及时查看每周主要工作安排，承办单位应至少提前两天通知参会人员。

3、临时召开的会议，承办单位通过电话或短信通知相应参会人员。

四、会务服务

（一）会务准备

学校综合型会议及常规性会务准备由学校办公室牵头负责，相关部门配合协助；业务性会议的会务准备，由承办部门负责，学校办公室配合协助。综合性会议及规模较大的业务会议，领导嘉宾座次由学校办公室负责确定或承办单位提请学校办公室协助确定。具体会务准备工作请参照《成都大学会务服务操作规范》执行。

（二）会间服务

一般情况下，在学校办公室所属会议室举行的会议且有校领导出席的会议通常由学校办公室提供会务服务。各单位的业务性会议，由承办单位负责会务服务，学校办公室可在必要时提供协助。

五、会后工作

（一）各会议牵头部门、单位，应督促有关人员尽快整理会议记录，编写会议纪要，同时将校领导重要的即席讲话整理成文稿。

（二）会后牵头单位应将全套会议材料整理保存，跟踪检查会议决议、决定的执行与落实情况。

六、会议纪律

（一）参会人员提前10分钟进入会场，并在指定区域就坐，会议发言人员提前做好准备；

（二）不得迟到、早退。若因特殊情况确实无法参会人员，应严格履行请假手续，提前填写《成都大学外出请假审批表》向会议召集部门请假，经批准后方可视为请假；

（三）参会人员在会场内将手机调成静音或关机状态，不得随意走动、接听电话，不得在会场上私下议论，保持会场安静；

（四）保持会场内外环境卫生，爱护公共财产，会场内严禁抽烟，不要随地吐痰、乱扔纸屑。 

（五）会议内容如需保密，与会人员必须认真做好保密工作，不得私自散布会议有关消息。

（六）会议结束后，相关单位负责人按照会议精神和会议要求，积极做好传达、组织、贯彻、落实工作。